每年，印刷企业单体的纸张采购规模就有数千吨甚至数万吨，使用的资金规模也达到了数千万元甚至数亿元。印刷业属于产业链中游，企业的利润来源以印制加工费为主，但从产品服务属性来看，纸张成本就占到产品成本的一半甚至更多，纸张采购及管理中若发生变动，可能会造成纸张采购高成本吞噬部分加工利润，纸张压库占用宝贵资金，为企业发展带来巨大负担。
为此，笔者建议印刷企业从精准营销、采购实施及库存消化等方面入手，推进纸张采购的精细化管理，为有效控制企业运营成本打下基础。面对印刷产业升级发展趋势，纸张精细化采购管理将促进印刷企业告别粗放的发展模式，实现企业的科学发展和绿色发展。
精准营销夯实采购基础
营销信息的真实准确是确保后续工作推进的基础，所以营销部门在业务接洽过程中要准确地向采购部门反馈采购纸张的品牌、种类、规格、数量等有效信息，确保后续工作有序推进。
目前，从印刷行业发展的生态来看，由于竞争的日益激烈与客户要求的不断提高，尤其是交货周期缩短等要素直接压缩了企业的生产周期，同样也压缩了纸张采购周期。在大批量印制订单中，迫于纸张生产及采购周期影响，企业的采购部门往往会根据营销给出的信息开展采购准备工作，在流程管理不规范的情况下甚至还会出现印制加工合同尚未签订，但相关的纸张材料已完成采购并准备就绪的情况。
若客户需求没有发生变化，则相关工作可以顺利推进，若客户需求发生变化，则这些采购的纸张压在库中，占用资金、库位等资源，增加了企业运营成本。所以，营销部门一定要为采购部门提供准确、真实、有效的采购信息。
精细采购切实控制成本
纸张采购的精细化管理，是指建立规范的采购流程制度，完善监督机制，优化审批流程，切实做到采购环节与业务信息及生产需求的有机结合，在综合考虑资金、仓储等方面成本的基础上，力争实现相关纸张安全库存以外的零库存，以切实控制印制服务的总成本。
目前，大型纸张生产厂家往往通过各级分销代理商来完成终端销售，中小型印刷企业都是向相关品牌纸张代理商采购纸张，议价空间较小，采购成本较高。规模较大的印刷企业则通过招标采购的形式与不同的大型纸张供应商以周期性采购合作协议的方式建立稳定的合作关系，在合同中约定了纸张的品质、价格、物流、账期、售后服务、技术支持等要素，既可以比较价格，还可以防止单一供应商突然断货而影响采购。
印刷企业通过与大型纸张供应商的合作，可以获得纸张授信、仓储、物流、账期等方面的优惠，实现企业在纸张采购管理环节成本的最小化。
精心管理库存提高效益
纸张库存是印刷企业规范运营管理水平的体现，精心有序地推进纸张库存管理，有效提升印刷企业的经济效益。
其实，精心做好库存纸张的信息管理是消化库存的基础。企业定期盘点纸张库存，由仓库管理人员将库存纸张以品牌、种类、数量、规格等信息建立档案，并将库存信息与营销部门共享，使得营销部门在业务接洽及生产订单下达时考虑纸张库存的消化因素，避免采购部门重复采购或过量采购，在减少资金占用的同时释放了仓库空间，提高了企业的运营效益。
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