在如今这个不断寻找降低成本的方法，充斥着高科技的商业界中，高清视频会议的横空出世，改变了人类一贯的通信方式，不仅提供了一种有效的手段进行沟通，而且不必为高昂的旅费担忧。尽管如今开设视频会议相比从前更为容易，但是在参与视频会议时，有几点基本因素还是必须牢记：
1、在会议召开前检查设备是否完好
如果在视频会议开始之前不是先检查视频会议设备，可能导致会议延误，造成不必要的尴尬，当你在焦急地解决问题的同时，会议另一边的同事也只能无奈地干等。在开始前检查的视频会议设备，包括摄像头，麦克风，静音按钮，耳机和监测系统，以确保所有的设备连接正确，并且所有的设备都能进行正常工作。
2.注意着装
虽然与视频另一端相隔甚远，但是请牢记，这仍然是一次商务会议，必须保证自己的穿着要和正式会议的穿着方式一致。同样，必须尽量避免颜色过于鲜艳的服饰，因为这可能会分散对方的注意力。
3.尽量避免不必要的动作
另一边的同事在接收通过麦克风传来的声音时，可能会导致声音放大。所以，请避免不必要的动作，以确保你的听众能思想集中。
4.排除任何使对方分心的可能
一次会议最重要的是你的观众是否都将精神集中于会议了，而不是等到在会议之后询问会议内容。请确保外部光源全部消除，背景板看起来既专业又简洁。
5.语速适当
不同级别的带宽，可能导致传输声音与视频造成不同步的结果。考虑到这点因素，讲清楚，说明白，语速适当，始终确保在说完一段话之后，暂停几秒。因为视频可能有些延迟，导致另一边的观众们可能还在接收你刚才所说的讯息。
6.会议时间切勿太长
任何形式的会议都可能在约两小时后变得令人乏味。所以，视频会议时间切勿太长，尽量确保在两小时内结束。如果会议内容预计超出两个小时，可以考虑在会议中间加入休息时间。
7.注意你在屏幕上所处的位置
你在屏幕上所处的位置，是观众能看到多少的关键。如果太接近观众可能会使对方觉得不舒服，但如果离太远，那么观众可能很容易被其他事情分心。在摄像头之外三英尺的距离，是最理想的位置，在听你讲话的同时，也让他们拥有自己的个人空间。
8.请使用更大的字体
在会议之中，当言语难以表达时，适当的文字能起到补充说明的作用。请确保会议中用到的PPT中文字显示能更大，即使对方离显示器很远，也能看得很清晰。
9、保持适当的眼神交流
在任何形式的会议中，适当的眼神交流是至关重要的，当然，视频会议也不例外。请确保每隔一段时间就看向摄像机而不是显示器，这样将给你的观众人留下深刻的印象。毫无疑问，刚开始可能有些难以适应，不过多试几次之后双方都会感到自然。
