慧聪化工网讯：审核可以发现差距、危害及对策
几乎所有的美国公司，无论规模大小，每年都必须进行必要的财务审计。但许多高管们可能并不知道另一种审核对他们企业的财务稳定性可能同样重要，能提供最佳的客户服务和保障公众健康。是哪种审核呢？那就是对一个公司从海陆空运输危险货物的合规和运营条例的评价。
几乎每一个行业都涉及生产和销售某些类型的危险运输品，其中一些材料可能表面上看似乎不危险。这些产品包括指甲油、香水、电池、气囊、气溶胶、涂料等常见化学品，润滑剂和胶粘剂等普通化学品，以及数不胜数的电子产品等。被认为有潜在危险的不同物品的数量是相当惊人的。比如，每天运输的危险品就高达140万种。
审核这些货物的运输程序是至关重要的。首先，不符合运输程序带来的财务影响可能是灾难性的，它们可能会受到处罚和承担民事赔偿法律责任。这里可以举一个例子。为了控制成本，一家大型化工生产企业购买了不符合规定的标签，标签的颜色、尺寸和规格不对。当他们的一个客户收到10000多件的包装并看出标签有问题时，要求对标签的缺陷进行修正，生产厂商的花费高达18万美元。
在过去的五年中，管道和危险材料安全管理局（PHMSA）和联邦航空管理局对不符合危险物品条例的发货者已经发出了近5000万美元的罚款。
其次，如果承运人确定您的货物不合规，在交货之前，它会强制要求合规。很明显，这对公司的供应链会产生负面影响，大大影响客户准时收到货物的期望。
而且，最重要的是，不适当的包装或标签会导致事故和灾难的发生。
我们发现利用能够再现或“模拟”监管机构来帮助识别业务漏洞的审计工具是有益的。
开展内部审核？
在公司认识到审核其危险品运输过程的重要性之后，下一步就是确定如何最好地进行分析。许多公司认为他们内部有能力来进行这项工作，有的公司拥有专业知识的专业团队。然而，对于许多公司来说，在内部得出全面客观和有效的评价经常会遇到各种各样的问题。其中：
●需要确定公司的哪个部门最适合开展审核工作往往会是一项挑战。有些公司可能将该项目指定给其环境、健康和安全部（EH＆S）。但通常这个部门有许多领域的责任，包括无数OSHA法规需要遵守，危险品运输不是其最主要或者最先需要考虑的职责。或者说，它应该分配给物流、仓储和运输人员？但他们的重点是尽可能快速而高效地将产品从A移动到B到C。因此，这个部门会在达到目标与符合运输条例之间而努力平衡。
●危险品条例非常复杂，对具体运输的材料类型有很强的针对性，每年都需要不断地更新或修订。公司可能没有专门的人员深入了解各种规则和相应的细微差别，也不愿让工作人员花费这样的精力而支出费用，特别是在出货量很少的情况。
●很多公司可能会认为他们目前的危险品运输程序已经很到位了，因为多年来都采用相同的方法，没有遇到来自执法机构、承运商或者客户的任何问题。但随着规则的不断变化，这会造成错误的安全感。只须一次处罚、诉讼或事故就会彻底改变这种心态。
评估和建议
无论是公司聘请顾问还是依靠自己的工作人员，都必须认识到，审核包括两个重要的阶段，这是非常关键的：通过一些关键领域合规水平的评价和详细的特定战略建议的总结评估，来改善现有流程，并实施最佳做法。
审核工作应满足各种合规水平。我们发现利用能够再现或“模拟”监管机构来帮助识别业务漏洞的审计工具是有益的。评估的重点领域的示例包括：
•当前的履约程序和策略；
•提供合适的发货和收货地点所需的法规文件；
•用于外运货物的包装，标签和文件；
•发货拖车和卡车的装载量；
•对危险品事故和员工安全问题有充分准备（当前和最近的）；
•培训计划和记录；
•所购入危险品的验收；
•危险品存储在第三方分销地点的计划。
接着，将符合性条款按优先顺序排列非常重要，这样可以确定哪些是需要立即处理的问题。按Labelmaster软件进行审核，例如，根据严重性的分类结果包括从最严重到不太严重。A级代表了潜在的危险和安全风险，并且明显违反法规要求；不补救可能导致严重伤害或死亡及民事处罚。B级表示潜在违反重要部门法规的适用部分（如49CFR，国际民航组织或国际海运危险货物规则）；不补救可能导致民事处罚。低于C级代表可能没有遵守现有的或已发布的公司程序。不补救可能导致PHMSA对没有遵守现有的和批准的程序会采取行动。最后，D级代表潜在的不符合行业标准的要求；不纠正，可能会导致无效的工作条例、工作重复或暴露政府监管不当的问题。
需要遵守的综合性建议
根据全面评价，审核报告会详细说明行动计划。这些建议可能包括以下领域：
•改进现有流程，以更好地符合法规要求；
•对目前非正式的、没有文件记载或公司一直执行的危险品程序进行识别；
•对发现的现有情况和法规要求与最佳做法之间差距而进行补救所采取的战略措施；
•识别节约成本的机会和降低总的运输成本的建议；
•识别降低运输失败和遭到承运商拒绝的可能性的做法；
•制定危险品政策文件和标准操作程序的建议。
这些建议应该提出设计工具和工作指导，既能促进合规，又能保证在公司的不同地点实施合规操作而实现标准化。全面的报告也应包括制定各种雇佣人员的培训计划来解决评估过程中发现的运营中的差距问题。
一旦好的程序和计划制定到位，公司掌握最新法规和强制指令也很重要，监管机构在对这些法规和指令进行持续修订。这意味着要持续进行教育，获得最新出版物，其中列出了复杂的符合性法规，货物的包装，标签和运输要使用规定的材料。
这也意味着，公司要将每年的审核作为标准的最佳做法。公司知道他们必须每年审计公司的财务运作。对评估危险货物运输条例时也要有相同的想法。如果不是这样，后果将是公司可能会面临可怕的风险。
